Resumo rápido
  • A descrição de cargos define responsabilidades, competências e atribuições de cada função;
  • O documento auxilia no recrutamento, avaliação de desempenho e desenvolvimento profissional;
  • Também reduz riscos relacionados a desvio ou acúmulo de funções;
  • O processo deve começar pela análise detalhada das atividades desempenhadas;
  • As descrições precisam ser revisadas periodicamente para acompanhar mudanças na empresa;
  • Empresas de todos os portes podem utilizar essa ferramenta para melhorar sua gestão.

A descrição de cargos é um dos principais instrumentos de organização interna de uma empresa. Por meio dela, são estabelecidas as responsabilidades, atividades, competências, requisitos e relações hierárquicas de cada função existente na organização.

Além de orientar gestores e colaboradores sobre o que se espera de cada posição, esse documento contribui para processos de recrutamento, desenvolvimento de pessoas, avaliação de desempenho e administração de cargos e salários.

O que é a descrição de cargos?

A descrição de cargos consiste em um documento que apresenta, de forma estruturada, todas as informações relevantes sobre determinada função dentro da empresa. O objetivo é deixar claras as atribuições do ocupante do cargo, os conhecimentos necessários, as responsabilidades assumidas e sua posição na estrutura organizacional.

Quando elaborada corretamente, ela reduz dúvidas sobre as atividades que devem ser desempenhadas e facilita a gestão das equipes, tornando a distribuição de tarefas mais transparente.

Por que a descrição de cargos é importante?

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Empresas que mantêm descrições de cargos atualizadas conseguem padronizar processos internos, melhorar a comunicação entre gestores e colaboradores e definir responsabilidades de forma objetiva.

Outro benefício importante está relacionado à segurança jurídica. Em eventuais discussões envolvendo alegações de desvio ou acúmulo de função, a documentação pode servir como elemento de apoio para demonstrar quais atividades foram originalmente atribuídas ao empregado, sempre em conjunto com as demais provas produzidas no processo.

Benefícios para a gestão de pessoas

A utilização desse documento gera impactos positivos em praticamente todos os processos de Recursos Humanos.

  • Define claramente as responsabilidades de cada profissional;
  • Reduz conflitos decorrentes da sobreposição de tarefas;
  • Facilita processos de recrutamento e seleção;
  • Contribui para avaliações de desempenho mais objetivas;
  • Auxilia na elaboração de planos de cargos, salários e carreira;
  • Serve de base para treinamentos e desenvolvimento de competências.

Como elaborar uma descrição de cargos eficiente

A elaboração desse documento deve refletir a realidade das atividades executadas no dia a dia da empresa. Para isso, é recomendável que o RH trabalhe em conjunto com os gestores das áreas envolvidas.

1. Analise as atividades exercidas

O primeiro passo consiste em levantar informações sobre a rotina da função. Entrevistas com gestores e colaboradores, observação direta das atividades e análise dos processos internos ajudam a identificar as responsabilidades reais do cargo.

2. Identifique a posição na estrutura organizacional

Informe o nome do cargo, departamento, superior imediato, existência de subordinados e principais relações internas e externas da função.

3. Defina o objetivo do cargo

Descreva, em poucas linhas, a finalidade da posição dentro da organização e sua contribuição para os resultados da empresa.

4. Relacione as principais responsabilidades

Liste as atividades desempenhadas utilizando verbos de ação e linguagem objetiva, destacando as tarefas mais relevantes da função.

Exemplos:

  • Elaborar relatórios gerenciais;
  • Controlar indicadores da área;
  • Executar rotinas administrativas;
  • Atender clientes internos e externos;
  • Propor melhorias nos processos.

5. Especifique requisitos e competências

Inclua a escolaridade exigida, experiências anteriores, conhecimentos técnicos, certificações e competências comportamentais necessárias para o desempenho da função.

6. Informe as condições de trabalho

Também podem ser registrados aspectos como jornada, modalidade de trabalho (presencial, híbrida ou remota), ferramentas utilizadas, necessidade de viagens e eventuais condições especiais relacionadas à atividade.

7. Estabeleça critérios de desempenho

Sempre que possível, indique metas, indicadores e resultados esperados. Isso torna as avaliações mais transparentes e facilita o acompanhamento da evolução do colaborador.

Exemplo de descrição de cargo

Cargo: Analista de Recursos Humanos

Área: Recursos Humanos

Superior imediato: Coordenador de RH

Objetivo do cargo: Executar atividades relacionadas à administração de pessoal, recrutamento, seleção e desenvolvimento de colaboradores.

Principais atribuições:

  • Conduzir processos seletivos;
  • Administrar benefícios e apoiar rotinas de folha de pagamento;
  • Organizar treinamentos;
  • Atualizar indicadores e relatórios da área;
  • Apoiar ações de clima organizacional.

Requisitos:

  • Ensino superior completo em Administração, Psicologia, Recursos Humanos ou áreas correlatas;
  • Conhecimento em legislação trabalhista;
  • Boa comunicação, organização e capacidade analítica.

A importância da revisão periódica

As atividades desempenhadas pelos colaboradores mudam com o tempo. Novas tecnologias, alterações de processos, crescimento da empresa e reorganizações internas podem modificar significativamente as atribuições de um cargo.

Por esse motivo, recomenda-se revisar as descrições periodicamente, preferencialmente uma vez por ano ou sempre que ocorrerem mudanças relevantes na estrutura organizacional.

Descrição de cargos nas pequenas e médias empresas

Nas pequenas e médias empresas é comum que um mesmo profissional desempenhe diversas atividades. Ainda assim, registrar formalmente quais responsabilidades pertencem a cada função ajuda a evitar conflitos, distribuir melhor as tarefas e organizar o crescimento do negócio.

Mesmo quando existem atividades compartilhadas entre diferentes cargos, é importante definir claramente quais são as atribuições principais de cada posição.

Perguntas frequentes

Com que frequência a descrição de cargos deve ser atualizada?

O ideal é realizar revisões periódicas, especialmente quando houver mudanças nas atividades, processos, tecnologias ou estrutura organizacional.

É obrigatório informar o salário?

Não. Muitas empresas mantêm a descrição do cargo separada da política salarial, utilizando documentos distintos para cada finalidade.

Quem deve elaborar esse documento?

Normalmente, o trabalho é realizado pelo setor de Recursos Humanos em conjunto com o gestor responsável pela área, garantindo que as informações reflitam a realidade da função.

Como tratar cargos que acumulam diferentes atividades?

As responsabilidades devem ser descritas de forma clara, indicando quais tarefas fazem parte da rotina da função e quais possuem caráter complementar, evitando ambiguidades.

Conclusão

A descrição de cargos vai muito além de um documento administrativo. Ela representa uma ferramenta de gestão capaz de melhorar a organização interna, fortalecer os processos de Recursos Humanos e proporcionar maior transparência nas relações de trabalho.

Quando elaborada com base nas atividades efetivamente desempenhadas e revisada periodicamente, ela contribui para o desenvolvimento das equipes, facilita a tomada de decisões e oferece maior segurança para empregadores e colaboradores.

Fonte

Conteúdo elaborado com base em boas práticas de gestão de pessoas, administração de cargos e legislação trabalhista aplicável.