Cota de aprendiz: quem é obrigado e como calcular

A obrigação de contratar aprendizes é uma das exigências trabalhistas mais fiscalizadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego, mas ainda gera dúvidas práticas sobre quem está obrigado e como calcular corretamente o número de vagas. Um erro no cálculo pode colocar a empresa em situação de descumprimento sem que os gestores percebam.

A Lei 10.097/2000 e o Decreto 9.579/2018 estabelecem as regras da aprendizagem profissional, mas a aplicação prática exige atenção a detalhes como a composição da base de cálculo, as exclusões permitidas e a forma de arredondamento do resultado.

Quem é obrigado a contratar aprendizes

A Lei 10.097/2000, que alterou o art. 429 da CLT, determina que os estabelecimentos de qualquer natureza devem contratar aprendizes em número equivalente a, no mínimo, 5% e, no máximo, 15% dos trabalhadores cujas funções demandem formação profissional.

A obrigação aplica-se, em regra, aos estabelecimentos que possuam pelo menos 7 empregados em funções que demandem formação profissional. Microempresas (ME), empresas de pequeno porte (EPP) e entidades sem fins lucrativos voltadas à educação profissional podem estar dispensadas da contratação obrigatória, nos termos da legislação.

O contrato de aprendizagem deve ser formalizado por escrito e por prazo determinado, com duração máxima de 2 anos, salvo hipóteses legais específicas. A jornada é de até 6 horas diárias, vedadas prorrogação e compensação, podendo chegar a 8 horas para aprendizes que já concluíram o ensino fundamental, desde que nelas estejam incluídas as atividades teóricas de aprendizagem.

A contratação pode ser feita diretamente pela empresa ou mediante programa de aprendizagem desenvolvido em parceria com entidades qualificadas em formação técnico-profissional metódica, como SENAI, SENAC, SENAT, SENAR, SESCOOP, escolas técnicas e entidades sem fins lucrativos habilitadas.

Como calcular a cota

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O cálculo da cota segue três etapas principais.

1. Identificar a base de empregados do estabelecimento — a apuração da cota de aprendizagem é realizada por estabelecimento. Na prática, isso significa que o cálculo considera a estrutura registral da empresa perante o CNPJ.

Quando a empresa possui matriz e filiais com CNPJs próprios, cada estabelecimento deve calcular separadamente sua base de cálculo e sua respectiva cota de aprendizagem.

Por outro lado, empresas que operam vários postos, setores ou unidades de trabalho vinculados ao mesmo CNPJ devem considerar o total global de empregados desse estabelecimento único.

Exemplo prático 1: uma empresa possui matriz em Florianópolis e filiais em São José e Palhoça, cada uma com CNPJ próprio. Nesse caso, a cota de aprendizagem deve ser calculada separadamente para cada unidade.

Exemplo prático 2: uma empresa de segurança possui apenas um único CNPJ, mas mantém diversos postos de trabalho espalhados pela cidade em diferentes clientes. Como todos os empregados estão vinculados ao mesmo estabelecimento e ao mesmo CNPJ, o cálculo da cota será realizado de forma global.

Devem ser considerados os empregados cujas funções demandem formação profissional.

2. Excluir as funções que não entram na base de cálculo:

• Cargos de direção, gerência ou confiança;
• Funções que exijam habilitação técnica de nível médio ou formação de nível superior;
• Trabalhadores temporários contratados nos termos da Lei 6.019/1974;
• Aprendizes já contratados.

Para verificar se determinada função demanda formação profissional, utiliza-se como referência a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) e os critérios adotados pela fiscalização trabalhista.

3. Aplicar o percentual legal:

• Mínimo: 5%;
• Máximo: 15%.

Quando o resultado apresentar fração, o arredondamento deve ser feito para cima.

Exemplo prático: um estabelecimento possui 80 empregados, dos quais 10 ocupam cargos de direção ou confiança e 5 exercem funções que exigem habilitação técnica específica. Base de cálculo: 65 empregados. Cota mínima: 65 × 5% = 3,25 → 4 aprendizes.

Cálculo inclui funções proibidas a menores de 18 anos

Sim. O entendimento predominante da fiscalização trabalhista e da jurisprudência é que funções proibidas para menores de 18 anos — como atividades insalubres, perigosas ou noturnas — continuam integrando a base de cálculo da cota de aprendizagem.

Isso ocorre porque a legislação não autoriza expressamente a exclusão dessas funções da base de cálculo. Na prática, a empresa pode ser obrigada a cumprir a cota por meio da chamada aprendizagem em ambiente simulado ou mediante adequação das atividades práticas permitidas ao aprendiz.

Onde contratar e como formalizar

O contrato de aprendizagem deve ser registrado regularmente no eSocial, mediante envio do evento S-2200 com a categoria correspondente ao aprendiz.

Além disso, o aprendiz deve estar matriculado e frequentando programa de aprendizagem oferecido por entidade qualificada, combinando formação teórica e prática profissional supervisionada.

Consequências do descumprimento

O Ministério do Trabalho e Emprego realiza fiscalizações periódicas para verificar o cumprimento da cota de aprendizagem.

• Autuação pelo Auditor Fiscal do Trabalho;
• Aplicação de multa administrativa prevista na CLT;
• Assinatura de termo de ajuste de conduta (TAC);
• Ação civil pública pelo Ministério Público do Trabalho (MPT), com possibilidade de imposição de multa diária.

Em muitos casos, a fiscalização concede prazo para regularização, mas a legislação permite autuação imediata quando constatada a infração.

Por isso, revisar periodicamente a base de cálculo e acompanhar alterações no quadro de empregados é essencial para reduzir riscos trabalhistas e evitar penalidades.