Auxílio home office: o que a empresa pode oferecer?

O trabalho remoto deixou de ser uma alternativa adotada apenas em situações excepcionais e passou a fazer parte da realidade de muitas empresas. Com a expansão do teletrabalho e dos modelos híbridos, também aumentou a necessidade de definir quem deve fornecer equipamentos, custear a infraestrutura e assumir determinadas despesas relacionadas à execução das atividades profissionais fora das dependências da empresa.

Nesse contexto, o auxílio home office pode ser utilizado pelas organizações como mecanismo de custeio ou reembolso de despesas necessárias ao trabalho remoto. A legislação trabalhista não estabelece um valor único ou um pacote obrigatório denominado “auxílio home office”, mas determina regras para a responsabilidade sobre equipamentos, infraestrutura e despesas decorrentes dessa modalidade de trabalho.

O principal fundamento está no artigo 75-D da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), segundo o qual as responsabilidades pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária, assim como o reembolso de despesas suportadas pelo empregado, devem ser estabelecidas em contrato escrito.

O que é o auxílio home office?

O auxílio home office é uma forma de apoio financeiro ou de custeio destinada a trabalhadores que realizam suas atividades profissionais fora das instalações da empresa. Ele pode assumir diferentes formatos, como reembolso de despesas, fornecimento direto de equipamentos ou pagamento de determinado valor para fazer frente aos custos previstos na política interna ou no contrato de trabalho.

É importante destacar que a expressão “auxílio home office” não corresponde, por si só, a uma verba específica criada pela CLT. Na prática, a empresa pode estabelecer as condições de custeio de acordo com as necessidades da atividade e com aquilo que for definido contratualmente.

O artigo 75-B da CLT considera teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços realizada fora das dependências do empregador, de forma preponderante ou não, com utilização de tecnologias de informação e comunicação, desde que não se trate de trabalho externo. O comparecimento habitual à empresa para atividades específicas também não descaracteriza o regime.

O que pode fazer parte do auxílio home office?

📖 Leia também: Desconto do vale-alimentação e refeição: o que diz a CLT

Não existe na legislação uma lista fechada de despesas que obrigatoriamente devem ser pagas pela empresa. Por isso, o conteúdo do auxílio pode variar conforme as atividades desempenhadas, a estrutura necessária para sua execução e as regras estabelecidas entre as partes.

Entre os itens que podem ser contemplados estão:

• serviço de internet utilizado para a realização das atividades profissionais;
• consumo adicional de energia elétrica relacionado ao trabalho;
• equipamentos de informática, como computador, monitor e periféricos;
• cadeira e mesa adequadas às atividades realizadas;
• suportes para monitor, notebook ou outros acessórios ergonômicos;
• materiais de escritório necessários à execução das tarefas;
• instalação ou melhoria da infraestrutura necessária para a conexão;
• outras despesas diretamente relacionadas à estrutura necessária para o trabalho remoto.

A definição desses itens deve considerar a realidade de cada função. Uma atividade que exige apenas computador e conexão à internet, por exemplo, pode demandar uma estrutura diferente daquela necessária para profissionais que utilizam equipamentos específicos ou precisam manter determinado ambiente de trabalho.

Quem deve pagar pelas despesas do home office?

A resposta depende das regras estabelecidas no contrato de trabalho. O artigo 75-D da CLT determina que a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária ao trabalho remoto, além do reembolso das despesas suportadas pelo empregado, seja definida em contrato escrito.

Isso significa que não há, na CLT, uma regra geral estabelecendo um valor fixo mensal que todas as empresas devam pagar aos empregados em home office. A legislação exige, entretanto, que as responsabilidades sejam formalizadas.

Na prática, a empresa pode disponibilizar diretamente determinados equipamentos, custear serviços necessários ao trabalho ou estabelecer um sistema de reembolso, conforme as condições previstas no contrato ou em política interna aplicável aos empregados.

O auxílio home office tem natureza salarial?

Os valores destinados ao custeio de equipamentos, infraestrutura ou reembolso de despesas relacionadas ao trabalho remoto não devem ser confundidos automaticamente com salário.

O próprio artigo 75-D, parágrafo único, da CLT estabelece que as utilidades mencionadas no dispositivo não integram a remuneração do empregado.

Por isso, é recomendável que a empresa documente adequadamente a finalidade dos valores pagos, estabeleça critérios objetivos para sua concessão e mantenha registros que demonstrem a relação entre o pagamento e as despesas ou necessidades decorrentes do trabalho remoto.

Empresa pode fornecer equipamentos para o empregado?

Sim. O fornecimento direto dos equipamentos é uma das possibilidades para viabilizar o trabalho remoto.

A empresa pode disponibilizar computador, monitor, teclado, mouse, headset e outros recursos necessários à execução das atividades. Também pode estabelecer regras sobre conservação, utilização e devolução desses bens.

O importante é que as responsabilidades estejam claramente definidas. A própria CLT determina que as disposições relacionadas à aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos e da infraestrutura necessária sejam previstas por escrito.

Internet e energia elétrica podem ser reembolsadas?

Internet e energia elétrica podem estar entre as despesas relacionadas à execução do trabalho remoto, especialmente quando houver previsão de custeio ou reembolso pela empresa.

A legislação, porém, não estabelece uma fórmula universal para calcular quanto deve ser pago ao trabalhador por esses gastos. Por esse motivo, a empresa deve definir previamente os critérios aplicáveis, considerando as características da atividade e a estrutura necessária para sua realização.

O contrato ou a política interna pode estabelecer, por exemplo, pagamento de valor mensal, reembolso mediante comprovação ou fornecimento direto de determinados serviços, desde que as condições sejam claras e compatíveis com a relação de trabalho.

Ergonomia também deve ser considerada

A estrutura do home office não deve ser analisada apenas sob a perspectiva financeira. As condições ergonômicas do trabalho também merecem atenção.

A NR-17 estabelece diretrizes para adaptar as condições de trabalho às características psicofisiológicas dos trabalhadores, buscando proporcionar conforto, segurança, saúde e desempenho eficiente. A norma abrange aspectos como mobiliário, equipamentos, organização do trabalho e condições de conforto.

Além disso, o artigo 75-E da CLT determina que o empregador instrua expressamente os empregados sobre as precauções necessárias para evitar doenças e acidentes de trabalho. O trabalhador, por sua vez, deve assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a observar as orientações fornecidas.

Por isso, uma política de trabalho remoto pode incluir orientações sobre postura, organização do espaço, utilização dos equipamentos e demais medidas preventivas relacionadas à atividade.

O auxílio home office é obrigatório?

Não existe na CLT uma obrigação geral de todas as empresas pagarem uma verba mensal denominada auxílio home office.

O que a legislação estabelece é a necessidade de definir, por escrito, as responsabilidades relacionadas aos equipamentos, à infraestrutura e ao reembolso das despesas decorrentes do trabalho remoto. Dessa forma, a obrigação concreta de custeio dependerá das condições pactuadas, da estrutura necessária à atividade e também de eventual previsão em acordo ou convenção coletiva.

As normas coletivas merecem atenção especial porque podem estabelecer condições específicas para o teletrabalho, inclusive regras sobre equipamentos, despesas, ergonomia e reembolsos.

Quais cuidados a empresa deve ter?

Ao implantar uma política de auxílio ou custeio para o home office, a empresa deve estabelecer regras objetivas e documentadas. Entre os principais pontos que podem ser definidos estão:

• quais empregados terão direito ao custeio;
• quais despesas poderão ser reembolsadas;
• quais equipamentos serão fornecidos pela empresa;
• se haverá pagamento fixo ou reembolso mediante comprovação;
• quais documentos deverão ser apresentados pelo empregado;
• como ocorrerá a manutenção ou substituição dos equipamentos;
• quais são as responsabilidades do trabalhador pela conservação dos bens;
• quais orientações de saúde e segurança deverão ser observadas.

Também é importante verificar as disposições previstas em convenções e acordos coletivos aplicáveis à categoria profissional. A legislação trabalhista deve ser analisada em conjunto com as normas coletivas e com as condições efetivamente estabelecidas pela empresa.

Auxílio home office pode beneficiar empresas e trabalhadores

Quando estruturado de maneira adequada, o custeio das despesas do trabalho remoto pode contribuir para que o empregado disponha de condições apropriadas para executar suas atividades e, ao mesmo tempo, oferecer maior segurança jurídica para a empresa.

Mais do que estabelecer um valor mensal, a organização deve avaliar quais recursos são efetivamente necessários para cada atividade e formalizar as respectivas responsabilidades. Essa definição ajuda a evitar conflitos sobre despesas, equipamentos e infraestrutura.

O trabalho remoto também exige atenção às condições de saúde e segurança. A combinação entre as regras da CLT, as disposições da NR-17 e as normas coletivas aplicáveis permite estruturar políticas mais completas, considerando tanto os custos envolvidos quanto a adequação do ambiente de trabalho.

Legislação aplicável ao home office

As principais referências legais sobre o tema estão nos artigos 75-B, 75-C, 75-D, 75-E e 75-F da Consolidação das Leis do Trabalho, com as alterações promovidas pela legislação que regulamenta o teletrabalho.

Também devem ser observadas as normas de saúde e segurança do trabalho, especialmente a NR-17, que estabelece parâmetros relacionados à ergonomia e às condições de trabalho.

Assim, antes de criar ou alterar uma política de auxílio home office, é recomendável analisar o contrato de trabalho, as políticas internas, as normas coletivas aplicáveis e as características das atividades desempenhadas pelos empregados.

Fonte

As informações desta matéria têm como referência a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), especialmente os dispositivos que regulamentam o teletrabalho, e as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego.